Der wahre Wert von Microsoft 365 Copilot

Nach wie vor sind viele von uns beeindruckt von den Fähigkeiten von Copilot. Allerdings haben wir auch einige wichtige Lektionen gelernt: Es ist an der Zeit, die anfängliche Begeisterung hinter uns zu lassen der Realitäten in der Arbeit mit AI zu begegnen, einschließlich ihrer Einschränkungen und unserer Vorbehalte. Lassen Sie uns einen gemeinsamen Blick auf das werfen, was wir bisher gelernt haben.

Der Vertrauensfaktor:  Bauen Sie einen AI-Assistenten auf, dem Sie vertrauen 

Als Copilot zum ersten Mal vorgestellt wurde, klang die Idee eines AI-Assistenten, der E-Mails verwalten, Besprechungen planen und Dokumente entwerfen kann, wie ein Traum, der wahr geworden ist. Aber je mehr wir uns an diesen neuen digitalen Begleiter gewöhnt haben, desto klarer wurde, dass Vertrauen auf Gegenseitigkeit beruht. Copilot mit Routineaufgaben wie dem Einrichten von Erinnerungen zu betrauen, ist eine Sache. Wenn er jedoch komplexere Aufgaben wie das Verfassen von E-Mails oder die Vorbereitung von Präsentationen übernimmt, wird die Frage des Vertrauens vielschichtiger: Wie gut versteht Copilot wirklich den Ton und den Kontext, der in verschiedenen Situationen erforderlich ist? Oder den Stil Ihres Unternehmens und Ihre Markenrichtlinien? Und noch wichtiger: Wie gut kennen Sie seine Fähigkeiten und Grenzen? Der Aufbau von Vertrauen in AI ist kein Prozess, der über Nacht geschieht. Er erfordert kontinuierliche Interaktion, Schulungen und ja, auch einige Fehler auf dem Weg dorthin. Unternehmen müssen die Nutzung von Copilot für M365 optimieren, um es an ihre spezifischen Anforderungen und Werte anzupassen. Regelmäßige Updates und Feedback-Schleifen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Copilot den richtigen Ton und den richtigen Duktus trifft. 

Unsere Erkenntnis? Lassen Sie Copilot nicht auf Autopilot laufen. Steuern Sie proaktiv seinen Lernprozess und passen Sie ihn an Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen an.

Das Daten-Dilemma: Genießen Sie den AI-Komfort mit Vorsicht

Eine AI wie Copilot lebt von Daten. Sie sind die Basis für ihre Intelligenz. In unserem Arbeitsalltag haben wir erlebt, wie Copilot Daten aus E-Mails, Dokumenten und Besprechungen nutzt, um Arbeitsabläufe zu optimieren und wertvolle Erkenntnisse zu liefern. Aber mit großer Macht kommt auch große Verantwortung. Es ist zwar praktisch, dass Copilot all diese Informationen verarbeitet, aber es wirft auch wichtige Fragen zum Datenschutz und zur Datensicherheit auf. Wer hat Zugriff auf die Daten, die Copilot verarbeitet? Werden sie sicher gespeichert und entsprechen sie regulatorischen Vorschriften wie der DSGVO? Datensicherheit und ethische Überlegungen haben höchste Priorität. Wir haben Fälle erlebt, in denen Datenfehler zu unbeabsichtigten Folgen geführt haben, wie z. B. schlecht formulierte Mitteilungen oder nicht erkannte Zusammenhänge. Dies macht deutlich, dass AI nur so gut ist wie die Daten, mit denen sie gefüttert wird. 

Unsere Erkenntnis: Unternehmen müssen robuste Rahmenbedingungen für die AI-Governance schaffen, um sicherzustellen, dass ihre AI-Systeme ethisch, rechtlich und im Einklang mit den Unternehmenswerten funktionieren. Es geht nicht nur um den Schutz von Daten, sondern auch um den verantwortungsvollen Umgang.

Der menschliche Faktor: Finden Sie die Balance zwischen AI und menschlichen Fähigkeiten

Copilot hat viele Aufgaben übernommen, die früher unseren Arbeitstag ausgefüllt haben. Da wir jedoch immer abhängiger von AI werden, ist es wichtig, die Auswirkungen auf unsere eigenen Fähigkeiten und die Teamdynamik zu berücksichtigen. Die Effizienzgewinne sind offensichtlich, aber es besteht auch die Gefahr einer übermäßigen Abhängigkeit von AI, die zum Verlust wichtiger Fertigkeiten führen kann. Wenn Copilot alle schweren Aufgaben übernimmt – E-Mails verfassen, Berichte erstellen, Daten analysieren –, was passiert dann mit unseren eigenen Fähigkeiten, diese Aufgaben zu erledigen? In manchen Teams hat die Einführung von Copilot Unterschiede im Arbeitsstil zwischen KI-unterstützt arbeitenden Mitarbeitenden und anderen hervorgebracht, was sich auf das Teamgefühl und die Zusammenarbeit ausgewirkt hat.

Unsere Erkenntnis: Um ein gutes Gleichgewicht zu finden, ist es entscheidend, ein Umfeld zu schaffen, in dem AI die menschlichen Fähigkeiten ergänzt und nicht ersetzt. Regelmäßige Schulungen, Workshops und offene Diskussionen können den Übergang erleichtern und dafür sorgen, dass sich alle wohlfühlen und in der Lage sind, AI vorteilhaft zu nutzen. Der Einsatz von Copilot ist nicht in jeder Situation der beste oder schnellste Weg zum Ziel. In der Praxis haben wir festgestellt, dass selbst klar formulierte Prompts nicht immer die gewünschten Ergebnisse liefern. Teilweise erfordert die Nachbearbeitung dieser Inhalte mehr Zeit als die manuelle Bearbeitung der Aufgabe. Daher ist es sinnvoll, sich im Vorfeld bewusst Gedanken darüber zu machen, bei welchen Use Cases der Einsatz von KI tatsächlich einen echten Mehrwert bringt. 

Denken Sie daran, dass das Ziel nicht darin besteht, AI zu übernehmen, sondern harmonisch mit ihr zusammenzuarbeiten. Die wahre Magie entsteht, wenn menschliche Intelligenz mit künstlicher Intelligenz zusammenarbeitet.

Die Frage nach dem „Warum“: Prüfen Sie den Grund für den Einsatz von AI

Als Copilot auf den Markt kam, sprangen viele Unternehmen auf den Zug auf, um die neueste Technologie zu nutzen. Jetzt, wo sich Copilot in seiner neuen Rolle am Arbeitsplatz etabliert hat, lohnt es sich, eine grundlegende Frage erneut zu stellen: Warum setzen Sie AI ein? Nutzen Sie AI einfach, weil es der neueste Trend ist, oder löst sie wirklich ein Problem für Ihr Unternehmen? Der effektivste Einsatz von Technologie ist immer zweckorientiert. Unternehmen setzen AI zum Beispiel zur Effizienzsteigerung, Kostensenkung, Innovationsförderung oder Verbesserung des Kundenerlebnisses ein. Diejenigen, die Copilot am erfolgreichsten integriert haben, sind diejenigen, die ihr „Warum“ kennen. Bevor Sie den Einsatz von Copilot oder einer anderen AI ausbauen, sollten Sie kurz über Ihre Beweggründe nachdenken. Suchen Sie nach einer schnellen Lösung oder verfolgen Sie eine langfristige Strategie, die AI sinnvoll in Ihre Abläufe integriert und Pflege und regelmäßige Inputs erfordert? Ihr „Warum” bestimmt letztendlich Ihr „Wie“ und prägt den Erfolg Ihrer AI-Reise.

Wo ist Copilot eine sinnvolle Ergänzung?

Nicht jeder Arbeitsbereich profitiert gleichermaßen vom Einsatz von Copilot. Der Schlüssel liegt darin, die richtigen Einsatzfelder zu identifizieren – dort, wo repetitive, dokumentenintensive oder zeitaufwändige Tätigkeiten den Arbeitsalltag prägen. Copilot entfaltet seinen Mehrwert vor allem in Bereichen wie Textgenerierung, E-Mail-Zusammenfassungen, Datenanalyse, Erstellung von Präsentationen oder als Unterstützung in Meetings. Gleichzeitig gilt: Nicht jede Aufgabe eignet sich für den AI-Einsatz. Besonders dort, wo Fachlichkeit, Kreativität, menschliches Urteilsvermögen oder emotionale Intelligenz gefragt sind, bleibt der Mensch unverzichtbar. Die Kunst besteht darin, Copilot gezielt als Ergänzung einzusetzen – nicht als Ersatz. Wer die Potenziale realistisch einschätzt, vermeidet Frustration und sorgt für echte Entlastung.

Wer sollte Copilot nutzen?

Copilot ist kein Werkzeug, das für alle gleichermaßen funktioniert – und vor allem kein reines IT-Thema. In vielen Unternehmen liegt die Verantwortung zunächst bei der IT-Abteilung, die Copilot testet und bewerten soll. Doch genau hier entsteht oft ein Problem: Administratoren und IT-Verantwortliche haben in der Regel keinen vollständigen Einblick in die fachlichen Prozesse der einzelnen Abteilungen – und können den tatsächlichen Mehrwert von Copilot deshalb nur bedingt einschätzen.

Ein nachhaltigerer Ansatz ist es, ein Champion-Programm aufzusetzen: Technisch affine und KI-interessierte Mitarbeitende aus verschiedenen Fachbereichen werden gezielt befähigt, Copilot sinnvoll in ihren Arbeitskontext zu integrieren – und ihre Abteilungen bei der Nutzung zu unterstützen. So entsteht ein breites, fachlich fundiertes Erfahrungsnetzwerk, das nicht nur die Einführung beschleunigt, sondern auch den kulturellen Wandel hin zu einer intelligenten, KI-gestützten Arbeitsweise fördert. Copilot entfaltet seinen vollen Nutzen dann, wenn die richtigen Menschen ihn in den richtigen Kontexten einsetzen – begleitet von einer offenen Lernkultur und bereichsübergreifender Zusammenarbeit.

Finden Sie Antworten auf Ihre Fragen im M365 Copilot Assessment

Wenn Sie sich noch fragen, wie Sie Copilot am besten nutzen können, oder sicherstellen möchten, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, kann Ihnen unser Copilot Assessment helfen. In einem eintägigen Workshop analysieren wir gemeinsam, Ihre aktuellen Herausforderungen, Bedürfnisse und Ziele und zeigen Ihnen, wie Sie Copilot optimal einsetzen können.